管理組合の総会決議、召集、召集通知についてマンションニュース

管理組合の総会決議、召集、召集通知について

　2014年2月26日 17:00　

更に総会について

2月20日にマンションニュースに掲載した「管理組合の総会準備、総会決議について」の続きとして、さらに総会について紹介していく。

（画像はマイベストプロ京都　コラムより）

管理業者との委託契約更新について

管理業者との委託契約更新の申出書が届き、内容を確認すると契約内容に全く変更がなかった。そして、普段からこの管理業者に対しての不満は組合員から出てない。この場合、理事会の承認だけで契約更新をしてもよいのだろうか。

答えは、NOである。標準管理規約第48条には総会決議が必要な事項を1号～15号として規定しており、第14号に組合管理部分に関する管理委託契約の締結が規定されている。したがって、管理委託契約内容に変更がなかったとしても、この更新を行うかどうかを決定するには総会での普通決議が必要となる。

総会の招集について

総会前に理事長が住戸を売却する予定だと判明し、予定通り総会を招集すると総会当日に理事長がいないという可能性が出てくる。この場合、誰が総会を招集することになるのだろうか。

標準管理規約第30条によると、理事長が自己の住戸を売却すると組合員の資格を喪失することになる。そして、同第36条第4項に組合員資格を喪失すれば、役員地位も喪失すると規定されている。

そこで、近々に理事長が売却することが確実であり、総会招集手続きをこれから行うのであれば、理事長の交代という方法が適切となる。

段取りとしては、現理事長が理事会に辞表を提出し、理事会がこの辞表を受け、現在のほかの理事の中から新たな理事長を互選で選出するという手続きを行うこととなる。そして、新たな理事長のもとで総会招集手続きを行うことになる。

届けられない召集通知について

現地に居住していない組合員に総会の招集通知を出したところ、通知が戻ってきた。電話を掛けても不通で連絡をとることができない。この場合、総会の招集通知はどうすればいいのだろうか。

この場合には、まず、理事長又は担当理事が当該組合員の送付先変更届が出されていないか確認しなければならない。そして、この組合員から送付先変更届け出がない場合には、電話等で送付先の変更等の有無を確認する。それでも連絡がつかない場合は、当該所有者の住戸宛てに招集通知を投函する方法が考えられる。